Filo yakıtında birbirinden ayrı iki iş vardır: harcamayı sonradan görmek ve harcamayı gerçekleşmeden önce sınırlamak. Shell Taşıt Tanıma Sistemi ikincisinin mümkün olduğu tarafta durur. Araç Shell istasyonunda otomatik tanındığı için alım, o araç için önceden tanımlanmış kural setine göre yapılır. Sınır, sürücünün inisiyatifine veya ay sonundaki bir kontrole değil, pompadaki işlemin kendisine bağlıdır.
Shell Taşıt Tanıma Sistemi, kısaltmasıyla Shell TTS, şirket araçlarının Shell istasyonlarında otomatik tanınmasını ve sürücü müdahalesi olmadan yakıt almasını sağlayan kurumsal yakıt yönetim sistemidir. Türkiye'de Shell & Turcas Petrol A.Ş.'nin yetkili çözüm ortağı Filomobil Kurumsal Hizmetler A.Ş. tarafından sunulur; 1000'den fazla Shell istasyonunu ve 81 ili kapsar.
Kural sürücüde değil sistemde durur
Yakıt denetimi çoğu filoda geriye dönük bir iştir. Belgeler toplanır, harcamalar karşılaştırılır, aykırı görünen bir alım varsa sonradan sorulur. Bu düzende yöneticinin elindeki tek araç açıklama istemektir, çünkü harcama çoktan yapılmıştır.
Otomatik tanımanın değiştirdiği nokta tam olarak burasıdır. Araç pompada tanındığında sistem yalnızca alımı kaydetmez, o araç için hangi koşullarla alım yapılabileceğini de bilir. Kural işlemin içine yerleşiktir. Yönetici aşımı tespit etmeye çalışmak yerine aşımın koşullarını baştan daraltır.
Araç başına tanımlanabilen dört kısıt
Kural seti tek bir açma kapama düğmesinden ibaret değildir. Filo yöneticisi araçları tek tek ele alabilir ve dört ayrı eksende sınır çizebilir: ne kadar, hangi yakıt, hangi istasyon ve aracın alıma açık olup olmadığı.
|
Kısıt |
Neyi belirler |
Hangi soruna karşı |
|
Günlük ve aylık limit |
Aracın belirli bir dönemde alabileceği yakıt sınırını |
Plan dışı ve tekrar eden, bütçeyi zorlayan alımlar |
|
Yakıt türü kısıtı |
Aracın hangi yakıt türünü alabileceğini |
Araca uygun olmayan ürünle dolum |
|
İstasyon kısıtı |
Alımın hangi Shell istasyonlarında yapılabileceğini |
Güzergah ve görev alanı dışında yapılan alım |
|
Araç bazlı açma kapama |
Aracın o anda yakıt alıp alamayacağını |
Serviste, kullanım dışı veya devrede olmayan araç |
Yakıt türünün sisteme kayıtlı olması ayrıca hatalı dolum riskini azaltır, çünkü aracın alabileceği ürün baştan tanımlıdır. Araç düzeyinde kurulan bu ayrım, Shell TTS kullanan bir filoda aynı hesabın altındaki dağıtım aracıyla saha servis aracının farklı sınırlarla yönetilmesini sağlar. İki araç aynı kurala mahkum değildir.
Aracı tek bir hareketle alıma kapatmak
Limitler dönemsel çalışır, oysa filoda her şey dönemsel ilerlemez. Araç servise girer, sürücü değişir, bir araç geçici olarak kullanım dışı kalır. Mobil uygulama üzerinden aracın yakıt alımı açılıp kapatılabildiği için bu durumlarda limiti yeniden hesaplamaya gerek kalmaz; araç doğrudan alıma kapatılır.
Web paneline ve mobil uygulamaya 7/24 erişim olduğundan müdahale mesai saatine bağlı değildir. Pratik karşılığı şudur: hafta sonu veya gece fark edilen bir durum için ertesi iş gününü beklemek gerekmez.
Kural uygulandıktan sonra geriye ne kalır
Önceden sınır koymak raporlamayı gereksiz kılmaz, raporun işini değiştirir. Online raporlama hangi aracın ne zaman, hangi istasyonda ve ne kadar yakıt aldığını gösterir. Bu tablo artık aykırılık avlamak için değil, konulan sınırın sahadaki işe uyup uymadığını anlamak için okunur.
Faturalama tarafında da tek bir akış vardır. Tüm araçların alımları ayda iki kez toplu faturada birleşir, yani araç sayısı arttıkça belge sayısı aynı oranda büyümez. Bir sonraki dönemin limitini belirleyen yönetici hem araç bazlı rapora hem de bu toplu tabloya aynı anda bakabilir.
Kural setini kim yönetir
Shell TTS başvuruları yalnızca Türkiye'de aktif vergi levhası bulunan işletmelerden kabul edilir. Bireysel ve şahsi başvurular alınmaz. Dolayısıyla kural seti de her zaman kurumsal bir hesabın altında tanımlanır.
Portal ve mobil uygulama şifresi için talebin şirket uzantılı bir e-posta adresinden ttsoperasyon@filomobil.com.tr adresine gönderilmesi gerekir. Erişimin kurumsal e-postaya bağlanması, limitleri değiştirebilecek kişinin kurum içinden olmasını sağlayan sade ama işlevsel bir adımdır.
Limitin çözdüğü ve çözemediği sorun
Limit bir bütçe aracıdır. Bir aracın ne kadar harcayabileceğini belirler, ama o harcamanın neden o düzeyde olduğunu açıklamaz. Aynı sınırla çalışan iki araçtan biri uzun süre rölantide beklediği için, diğeri güzergahı uzun olduğu için tavana dayanabilir; limit ikisini aynı gösterir.
Bu ayrım nerede duracağını bilmek açısından önemlidir. Rota, hız, işe başlama ve bitirme zamanları ile sürüş davranışını görmek isteyen filolar için Shell FiloPlatform ayrı bir katman sunar. Mobiliz teknolojisiyle çalışan sistem, TTS entegrasyonu sayesinde yakıt tüketim raporlarını da üretir. Kontrol etmek ile analiz etmek farklı işlerdir ve farklı araçlarla yapılır.
Kural tarafında abartının da bir bedeli vardır. İstasyon kısıtı gereğinden dar tutulursa uzun güzergahta çalışan araç uygun noktaya ulaşamaz; günlük limit sahanın gerçeğinin altında kalırsa sürücü işini yapamaz. 1000'den fazla Shell istasyonu ve 81 il kapsamı bu esnekliği kurmak için yeterli alan bırakır, ancak sınırı belirlerken aracın gerçek görev profilinden başlamak gerekir.