İş Güvenliği Uzmanları İçin Dijital İş Akışı ve Saha Kayıt Yönetimi

Bir iş güvenliği uzmanının saha ziyaretinde tespit ettiği uygunsuzluk, yalnızca gözlem defterine yazıldığında tamamlanmış bir işlem sayılmaz. Bulguların kayıt altına alınması, ilgili risklerin değerlendirilmesi, gerekli düzeltici faaliyetlerin belirlenmesi ve sonuçların takip edilmesi gerekir. Bu işlemlerin farklı dosyalarda yürütülmesi, özellikle birden fazla işyerinden sorumlu uzmanların önceki gözlemlere ulaşmasını ve devam eden işleri izlemesini güçleştirebilir. Dijital iş akışı, saha ziyaretinden sonraki işlemleri birbirine bağlı kayıtlar üzerinden yönetmeye yardımcı olur.

İş sağlığı ve güvenliği süreçlerini dijital ortamda yürütmek isteyen uzmanlar için isg yazılımı çözümleri, saha gözlemlerinin raporlanması ve ziyaret bilgilerinin düzenlenmesi açısından değerlendirilebilir. Bu alanda yapay zekâ destekli yazılım çözümleri sunan FirstİSG, mobil uygulama ve web yönetim panelini aynı platformda bir araya getirir. Saha fotoğraflarının incelenmesi, rapor taslaklarının hazırlanması, ziyaretlerin planlanması ve kayıtların takip edilmesi gibi işlemler platformun sunduğu özellikler arasındadır. Bununla birlikte dijital sistemlerin temel görevi, iş güvenliği uzmanının mesleki değerlendirmesini desteklemek ve kayıt yönetimini kolaylaştırmaktır.

İş Güvenliği Uzmanlarının Günlük İş Akışı Nasıl Düzenlenir?

Saha çalışmalarında etkili bir kayıt düzeni oluşturmak için ziyaret öncesinde, ziyaret sırasında ve ziyaret sonrasında yapılacak işlemleri birbirinden ayırmak gerekir. Her aşamada üretilen bilginin sonraki aşamada kullanılabilmesi, aynı gözlemin tekrar tekrar yazılmasını önleyebilir ve takip edilmesi gereken konuların belirginleşmesini sağlayabilir.

Ziyaret öncesinde ilgili işyerinin önceki saha raporları, açık durumdaki uygunsuzlukları ve planlanan kontrol başlıkları gözden geçirilmelidir. Böylece uzman, yalnızca yeni riskleri araştırmakla kalmaz, daha önce bildirilen sorunlara ilişkin yapılan işlemleri de değerlendirebilir.

Saha ziyareti sırasında çalışma alanlarının mevcut durumu incelenir. İş ekipmanları, çalışma ortamı, çalışanların faaliyetleri ve gözlemlenen tehlikeler hakkında kayıt oluşturulur. Fotoğrafla belgelenebilen bulguların yanında, görüntüden anlaşılamayan çalışma koşulları ve çalışanlardan alınan bilgiler de değerlendirmeye dahil edilmelidir.

Ziyaret sonrasında ise elde edilen bulgular rapora dönüştürülür. Gerekli önlemler belirlenir, ilgili kişilerle paylaşılır ve tamamlanması gereken faaliyetler takip edilir. Bir sonraki ziyarette önceki kayıtlarla mevcut durum karşılaştırılarak devam eden sorunlar yeniden incelenebilir.

Saha Gözlemleri Dijital Ortamda Nasıl Kaydedilir?

Saha kayıt yönetiminde ilk adım, her bulgunun hangi işyerine ve çalışma alanına ait olduğunun açık biçimde belirtilmesidir. Yalnızca bir fotoğrafın saklanması, daha sonra yapılacak değerlendirme için yeterli olmayabilir. Görüntünün hangi koşullarda çekildiği, neyin uygunsuz olarak değerlendirildiği ve hangi işlemin gerektiği de kayda geçirilmelidir.

Örneğin bir üretim tesisinde geçiş yolunu kapatan malzemeler tespit edildiğinde fotoğrafın yanında gözlemin yapıldığı bölüm ve geçişin hangi nedenle risk oluşturduğu açıklanabilir. Benzer şekilde, bir makinenin koruyucu donanımıyla ilgili gözlem kaydedilirken ekipmanın kimliği ve çalışma koşulları belirtilmelidir.

FirstİSG ana sayfasında tanıtılan mobil uygulama, saha fotoğraflarının yüklenmesi ve bu görüntüler üzerinden yapay zekâ destekli uygunsuzluk analizi yapılması için bir çalışma ortamı sunar. Platform, fotoğraflardan hareketle bulgu listesi ve mevzuat referansları içeren rapor taslakları hazırlanmasını destekler.

Ancak fotoğrafta görülen bir durumun gerçek risk düzeyi, yalnızca görüntü üzerinden kesin olarak belirlenemez. Çalışma yöntemleri, maruziyet koşulları, mevcut koruyucu önlemler ve ekipmanın teknik özellikleri gibi bilgiler uzman tarafından ayrıca incelenmelidir. Görsel analiz, saha incelemesinin yerine geçen bir karar mekanizması olarak değil, incelemeyi destekleyen bir araç olarak kullanılmalıdır.

Mobil Uygulama ve Web Yönetim Paneli Arasındaki İş Bölümü

İş güvenliği uzmanlarının çalışma ortamı gün boyunca değişebilir. Saha ziyaretlerinde taşınabilir cihazlarla işlem yapmak gerekirken, ofiste ayrıntılı raporları incelemek ve birden fazla işyerine ait kayıtları değerlendirmek için daha geniş bir çalışma ekranı tercih edilebilir.

FirstİSG, iOS ve Android mobil uygulamaları ile web yönetim paneli üzerinden kullanılabilen bir platformdur. Ana sayfasında açıklanan ortak hesap ve veri senkronizasyonu yapısı, mobil ortamda oluşturulan kayıtlarla web üzerinden yürütülen işlemlerin aynı çalışma düzeninde ele alınmasını sağlar.

Çalışma alanı	Mobil uygulama	Web yönetim paneli
Temel kullanım	Saha ziyaretleri sırasında hızlı kayıt ve raporlama	Ofis ortamında kayıtların incelenmesi ve süreçlerin yönetilmesi
Saha gözlemleri	Fotoğraf çekme ve bulguları raporlama akışına dahil etme	Oluşturulan raporları ve ilgili kayıtları inceleme
Ziyaret yönetimi	Günlük ziyaret bilgilerine erişme ve saha işlemlerini yürütme	Ziyaret planlarını ve takip bilgilerini değerlendirme
Raporlama	Sahada rapor oluşturma ve gözden geçirme	Raporların ayrıntılı incelenmesi ve yönetilmesi
Çalışma düzeni	Telefon üzerinden taşınabilir kullanım	Tarayıcı üzerinden daha geniş yönetim ekranlarıyla çalışma

Bu iki kullanım biçimi birbirinin alternatifi olmak zorunda değildir. Uzman, saha ziyareti sırasında başladığı kayıt işlemini daha sonra web panelinde inceleyebilir. Böylece sahada oluşturulan notların ayrı bir dosyaya aktarılması yerine, aynı kayıt üzerinden çalışılması mümkün hale gelir.

Risk Analizi Sürecinde Dijital Kayıtlar Nasıl Kullanılır?

Risk analizi yapılırken işyerindeki tehlikelerin belirlenmesi, bu tehlikelerden kaynaklanabilecek zararların değerlendirilmesi ve gerekli kontrol önlemlerinin planlanması gerekir. Dijital kayıtlar, bu sürecin özellikle bilgi toplama ve önceki bulguları inceleme aşamalarında destekleyici olabilir.

Örneğin daha önce belirli bir çalışma alanında tespit edilmiş bir uygunsuzluk, sonraki ziyarette yeniden gözlemlendiğinde önceki kayıtla karşılaştırılabilir. Böylece sorunun devam edip etmediği, uygulanan önlemlerin mevcut durumu nasıl etkilediği ve ek değerlendirme gerekip gerekmediği incelenebilir.

FirstİSG tarafından sunulan yapay zekâ destekli fotoğraf analizi, görüntülerdeki olası uygunsuzluklara ilişkin bulgular ve risk skorları önerebilir. Bununla birlikte önerilen risk skorunun doğruluğu, kullanılan değerlendirme yöntemi ve işyerinin gerçek koşulları dikkate alınarak uzman tarafından kontrol edilmelidir.

Özellikle fotoğrafta görünmeyen tehlikeler, çalışanların maruziyet süreleri ve iş ekipmanlarının kullanım şekilleri değerlendirme sonucunu değiştirebilir. Bu nedenle otomatik oluşturulan bir bulgu listesi, işyerinin bütün tehlikelerini kapsayan tamamlanmış bir risk değerlendirmesi olarak kabul edilmemelidir.

Saha Raporlarında Düzeltici Faaliyet Takibi

Bir saha raporunun uygulamaya katkısı, yalnızca tespit edilen uygunsuzlukların açıklanmasına değil, bu bulgular için belirlenen önlemlerin takip edilmesine de bağlıdır. Raporların arşivlenmesi ile düzeltici faaliyetlerin tamamlanması birbirinden farklı işlemlerdir.

Bir uygunsuzluk kaydı oluşturulduğunda, ilgili önlemin ne olduğu, uygulamadan kimin sorumlu bulunduğu ve hangi tarihte kontrol edileceği açıkça belirlenmelidir. Alınan önlemin yeterliliği ise yalnızca işlemin tamamlandığının bildirilmesiyle değil, gerektiğinde sahada yeniden yapılan incelemeyle değerlendirilmelidir.

FirstİSG ana sayfasında saha uygunsuzluklarının, firma ziyaretlerinin ve kullanıcı hareketlerinin takip edilmesine yönelik özellikler yer alır. Ziyaret yönetimi ve raporlama işlevleriyle birlikte değerlendirildiğinde bu yapı, farklı işyerlerine ait kayıtların düzenli biçimde izlenmesine yardımcı olabilecek bir çalışma ortamı sunar.

Örneğin bir önceki ziyarette tespit edilen geçiş yolu engelinin kaldırılıp kaldırılmadığı sonraki saha incelemesinde kontrol edilebilir. Sorun devam ediyorsa önceki bulgu dikkate alınarak yeni işlem ihtiyacı belirlenebilir. Bu yaklaşım, raporların yalnızca geçmiş ziyaretleri belgeleyen dosyalar olarak kalmasını önlemeye yöneliktir.

Yapay Zekâ Destekli Raporlama Kullanılırken Nelere Dikkat Edilmeli?

Yapay zekâ destekli raporlama araçlarında dikkat edilmesi gereken temel konu, otomatik üretilen içeriğin mesleki değerlendirmeden geçirilmesidir. Bir fotoğrafta koruyucu ekipman eksikliği bulunduğu yönünde öneri oluşturulması, gözlemin bütün çalışma koşullarında doğru olduğu anlamına gelmez.

FirstİSG, fotoğraf analizi sonucunda elde edilen bulguların uzman tarafından onaylanmasına, düzenlenmesine veya silinmesine yönelik bir raporlama akışı tanımlar. Uzman, görüntüde yer almayan ancak saha incelemesinde belirlediği farklı bir tehlikeyi de değerlendirmesine dahil etmelidir.

Otomatik önerilen mevzuat referanslarının ilgili faaliyet ve somut uygunsuzluk bakımından doğrulanması da önemlidir. Aynı şekilde risk skorları, kullanılan yöntem ve işyerinin mevcut koşullarıyla uyumlu olup olmadığı incelenmeden kesin sonuç olarak kullanılmamalıdır.

Dijital platform tarafından hazırlanan rapor taslağı, uzman kontrolü tamamlandıktan sonra ilgili işverenle paylaşılabilir. Yazılımın kullanılması, iş güvenliği uzmanının mesleki sorumluluğunu veya işverenin gerekli önlemleri alma yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Dijital Kayıt Düzeni Oluştururken Hangi Konular Önceliklendirilmeli?

Bir iş güvenliği uzmanının dijital çalışma düzeni oluştururken ilk olarak kayıtların tutarlılığına odaklanması gerekir. Aynı türdeki uygunsuzlukların farklı ifadelerle ve birbirinden kopuk dosyalarda tutulması, geçmiş kayıtların karşılaştırılmasını zorlaştırabilir. Ortak kayıt başlıkları kullanılması ve bulguların ilgili işyeriyle ilişkilendirilmesi daha anlaşılır bir arşiv oluşturulmasına yardımcı olur.

İkinci konu, kayıtların doğruluğudur. Fotoğrafların ve raporların doğru işyerine ait olduğunun kontrol edilmesi, taslakların tamamlanmış raporlarla karıştırılmaması ve yanlış bilgilerin uzman tarafından düzeltilmesi gerekir. Çalışanlara ait kişisel bilgiler veya işyerinin hassas görüntüleri kaydedilirken veri işleme amacı, erişim yetkileri ve gerekli koruma tedbirleri de dikkate alınmalıdır.

Son olarak dijital kayıtların düzenli aralıklarla gözden geçirilmesi önem taşır. Bir saha ziyaretinin sistemde tamamlanmış görünmesi, o ziyarette belirlenen bütün düzeltici faaliyetlerin sonuçlandırıldığı anlamına gelmez. Bu nedenle ziyaret kayıtları, raporlar ve devam eden uygunsuzluklar kendi durumlarına göre takip edilmelidir.

İş güvenliği uzmanları için sürdürülebilir bir dijital iş akışı, sahada oluşturulan bilginin raporlama ve sonraki kontroller sırasında kullanılabilmesine dayanır. Mobil kayıt, web üzerinden yönetim ve uzman denetiminden geçen yapay zekâ destekli analizler, bu sürecin farklı aşamalarını aynı çalışma düzeninde bir araya getirebilir. Esas amaç, her bulgunun doğru bağlamda kaydedilmesi ve belirlenen önlemlerin sahadaki gerçek sonuçlarının izlenebilmesidir.